Uma mudança no sistema de folha de pagamento vai afetar todas as
empresas brasileiras a partir de janeiro de 2014. A partir dessa data,
os dados enviados pelas empresas sobre pagamento de funcionários e
recolhimento de impostos dos mesmos serão todos unificados no sistema da
Receita Federal.
A mudança é mais uma etapa do projeto denominado 'Sped', que vai
diminuir a burocracia, mas especialistas temem problemas para muitas
empresas, que terão pouco mais de quatro meses para se adaptar ao
chamado e-Social, também apelidado de Folha de Pagamento Digital.
A Receita afirma que o sistema será um dos mais modernos do
mundo, mas todas as empresas, inclusive as enquadradas no sistema
Simples, bem como o micro empreendedor individual, terão de padronizar
seus cadastros.
A mudança deve provocar uma grande corrida nos próximos meses
porque poucas empresas se atentaram para o tamanho do problema.
Corrida. A assessoria Easy-Way, desenvolvedora
de softwares tributários, contábeis e fiscais, explica que o e-Social
vai unificar envio de informações para órgãos do Governo e destaca que
os responsáveis pela área de recursos humanos precisam correr para se
preparar para a entrega de uma nova obrigação acessória exigida pela
Receita Federal.
O e-Social (ou EFD-Social) é considerado um dos mais
importantes, complexos e amplos módulos do Sistema Público de
Escrituração Digital (Sped). Essa nova etapa será responsável por
unificar o envio de dados que empregadores prestam sobre seus
contratados.
"As informações sobre a folha de pagamento, incluindo todos os
funcionários, e sobre retenções referentes a pagamentos de serviços que
hoje são apresentadas a diferentes órgãos serão centralizadas através do
e-Social", afirma Fernanda Souza, gerente comercial da Easy-Way do
Brasil.
A implantação do projeto é uma ação conjunta de diversos órgãos e
entidades do Governo Federal responsáveis pela coleta de informações -
entre eles Caixa Econômica Federal, Instituto Nacional de Seguridade
Social e Ministério do Trabalho e Emprego.
Transparência. O objetivo do e-Social é tornar mais
transparente a relação entre empregados e empregadores, além de eliminar
informações redundantes e processos burocráticos e permitir uma
fiscalização mais eficiente.
Quando implantado, o e-Social deve possibilitar a extinção de
algumas das obrigações acessórias que hoje precisam ser apresentadas
pelos contribuintes como, por exemplo, CAGED, RAIS, DIRF e GFIP.
"O e-Social vai simplificar a forma como as empresas informam as
obrigações aos diferentes órgãos do Governo", explica Fernanda Souza.
"Não será mais necessário enviar a mesma informação para a Receita
Federal, INSS, Caixa Econômica Federal e Ministério do Trabalho, o que
reduzirá os custos de geração e entrega", explica Fernanda.
Segundo a especialista, ainda não é possível calcular como essa
redução do trabalho se traduzirá em economia de tempo, uma vez que isso
depende das rotinas e processos de cada empresa, mas esse ganho
certamente acontecerá.
Burocracia. Um estudo do Banco Mundial estima
que as companhias brasileiras gastam, em média, 2,6 mil horas anuais
produzindo informações acessórias que são enviadas ao governo. A
expectativa é que haja uma melhora com o novo sistema.
O módulo cria um banco de dados único, evitando a duplicidade de
dados e reduzindo erros em recolhimentos previdenciários ou de geração
de obrigações.
"O e-Social é positivo até mesmo para os empregados, que
passarão a ter acesso a uma nova base de dados, tendo à sua disposição
todas as informações contratuais e recolhimentos de INSS e FGTS",
segundo Fernanda.
Para o governo, haverá mais transparência e maior controle das informações trabalhistas.
As principais dificuldades para implantar o e-Social dizem
respeito à capacidade tecnológica. Para ter os benefícios da redução da
burocracia, as empresas terão que contar com ferramentas capazes de
suprir as novas demandas e aplicar a nova rotina de procedimentos.
Em função da magnitude do projeto e do curto espaço de tempo, as
empresas terão que correr contra o tempo. A área mais afetada pelo
e-Social será a de Recursos Humanos.
Os profissionais da área fiscal e tributária terão contato com a
parte relativa a serviços prestados e tomados por pessoas Físicas ou
Jurídicas.
A Receita Federal já colocou à disposição das empresas a
primeira versão do layout do e-Social, mas a versão final ainda depende
do alinhamento dos demais órgãos do governo que participam do projeto.
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